Việc tuân thủ theo quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO được xem như bắt buộc với các doanh nghiệp đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Bên cạnh tính chất bắt buộc thì quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp sẽ tuyển dụng được nhân sự phù hợp từ đó có thể nâng cao chất lượng sản phẩm. Hãy cùng iRTC tìm hiểu về quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO qua bài viết sau.
Nội dung bài viết
Yêu cầu của ISO 9001 về nhân sự
Tại điều khoản 7.1.2 về con người, ISO 9001 đã ngắn gọn đưa ra hai vấn đề chính về yếu tố con người tại doanh nghiệp như sau:
- Doanh nghiệp cần xác định những người cần thiết tham gia vào vận hành hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001 (còn được gọi là ban ISO). Đây là những người có vai trò vô cùng quan trọng và không thể phủ nhận. Việc xây dựng Hệ thống Quản trị Chất lượng (QMS) của doanh nghiệp quan trọng tới đâu thì vai trò của những người này quan trọng tới đó. Hãy chắc rằng những người ở vị trí này đã được học ISO 9001 và được cấp chứng chỉ ISO 9001.
- Doanh nghiệp cần xác định những người cần thiết với sản phẩm và dịch vụ và doanh nghiệp cung cấp. Nhóm người này không chỉ đơn thuần là những người trực tiếp tạo ra sản phẩm và cung cấp dịch vụ mà còn bao gồm những người có thể tìm hiểu được nhu cầu của khách hàng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Tại điều khoản 7.2 về năng lực, ISO 9001 đưa ra quy trình như sau:
- Xác định các năng lực: Doanh nghiệp cần xác định những kỹ năng và kiến thức mà các nhân sự của doanh nghiệp cần có để có thể làm việc trong tổ chức kể cả những người tham gia vào vận hành hệ thống quản lý chất lượng.
- Đảm bảo nhân sự có đủ năng lực: Doanh nghiệp cần suy nghĩ làm thế nào để nhân sự của doanh nghiệp sở hữu hoặc có tiềm năng về những năng lực mà doanh nghiệp đang cần. Điều này có thể thông qua phỏng vấn đầu vào, trình độ học vấn của nhân sự, kinh nghiệm làm việc, quá trình đào tạo của nhân sự.
- Duy trì và phát triển năng lực cho nhân sự: doanh nghiệp hiếm khi tuyển dụng trực tiếp được những nhân sự đáp ứng trọn vẹn những kỹ năng cần thiết để có thể làm việc trong doanh nghiệp do đó doanh nghiệp cần có giải pháp để có thể duy trì và phát triển năng lực cho đội ngũ nhân sự. Giải pháp hiệu quả hàng đầu được doanh nghiệp lựa chọn đó chính là tiến hành triển khai đào tạo nhân sự.
Tóm lại, ISO 9001 có 2 yêu cầu chính về nhân sự đó là:
- Trong quá trình tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp cần có sự chọn lọc để có thể lựa chọn được nhân sự phù hợp. Ở bước này, doanh nghiệp cần lưu trữ lại hồ sơ tuyển dụng.
- Để nhân sự có thể đáp ứng công việc và đảm bảo chất lượng sản phẩm – dịch vụ, doanh nghiệp cần triển khai đào tạo. Ở bước này, doanh nghiệp cần lưu trự lại hồ sơ đào tạo.
Quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những bối cảnh, điều kiện, quy mô và mục đích riêng từ đó dẫn tới quy trình tuyển dụng sẽ có thể không giống nhau. Tuy nhiên nhìn chung thì các doanh nghiệp có thể tuân thủ theo quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO 9001 như sau.
Bước 1. Chuẩn bị tuyển dụng
Bước 2. Tiến hành tuyển dụng
Bước 3. Chọn lọc ứng viên
Bước 4. Phỏng vấn
Bước 5. Thử việc
Bước 6. Ra quyết định
Để có thể xây dựng được quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO thì người làm bộ phận nhân sự tại doanh nghiệp cần được học quản trị nhân sự cũng như có sự hiểu biết nhất định về ISO 9001.
Tham khảo: mục tiêu chất lượng phòng nhân sự.
Chuẩn bị tuyển dụng
Bộ phận quản trị nhân sự (HR) cần liệt kê những yêu cầu của vị trí tuyển dụng như số lượng, thời điểm cần tuyển, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, giáo dục, bằng cấp, cá tính,…
Ngoài ra để có thể thu hút người lao động thì doanh nghiệp cũng cần đưa ra được những quyền lợi cho vị trí đang tuyển.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần tìm hiểu và lựa chọn ra những kênh tuyển dụng phù hợp để có thể thu hút nhiều ứng viên phù hợp.
Tiến hành tuyển dụng
Doanh nghiệp tiến hành tuyển dụng qua các kênh phù hợp. Hiện nay có rất nhiều kênh tuyển dụng như các Website tuyển dụng, các đơn vị chuyên tuyển dụng, các group tuyển dụng trên MXH, tuyển dụng truyền miệng, tuyển dụng thông qua tờ rơi, tuyển dụng bằng băng rôn,…
Nội dung đăng tuyển cần đầy đủ, ngắn gọn, xúc tích và đặc biệt là có khả năng chuyển đổi tốt.
Chọn lọc ứng viên
Sau khi nhận được hồ sơ, bộ phận nhân sự cần tổng hợp, chọn lọc hồ sơ theo những tiêu chí đã được chuẩn bị từ trước. Với những vị trí yêu cầu chuyên môn phức tạp, bộ phận nhân sự có thể tham khảo hoặc yêu cầu hỗ trợ của bộ phận chuyên môn.
Sau khi đã lựa chọn được những ứng viên phù hợp, bộ phận nhân sự sẽ lên kế hoạch phỏng vấn và gửi thư mời phỏng vấn tới ứng viên.
Phỏng vấn
Thông qua phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ có thể đánh giá tương đối về năng lục, kinh nghiệm và khả năng phù hợp của ứng viên với vị trí mà doanh nghiệp đang cần tuyển dụng.
Về phần ứng viên, ứng viên sẽ được hiểu thêm công việc mà mình ứng tuyển và, mức lương, chế độ hậu mãi, điều kiện làm việc,…
Với một số vị trí đặc thù như công nhân vận hành, kỹ sư xây dựng, kỹ sư hiện trường, nhân viên chế biến,… phía công ty có thể cân nhắc việc khám sức khỏe để đảm bảo ứng viên đáp ứng yêu cầu về sức khỏe thể chất và tinh thần.
Thử việc
Nếu cảm thấy ứng viên đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp, phía doanh nghiệp có thể tiến hành thử việc.
Thử việc là giai đoạn ứng viên sẽ thể hiện năng lực của mình, nhà tuyển dụng cần chú ý theo dõi cũng như đưa ra những định hướng giúp ứng viên có thể đáp ứng công việc một cách tốt nhất. Thông thường, thời gian thử việc sẽ có thể kéo dài từ 2 tuần cho tới 3 tháng.
Ra quyết định
Sau khi kết thú thời gian thử việc, phía doanh nghiệp sẽ có thể đánh giá về ứng viên một cách khái quát từ đó có thể ra quyết định chọn ứng viên đó thành nhân viên chính thức hay không, có cần đào tạo thêm kỹ năng gì hay không,…
Nếu đồng ý, 2 bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng chính thức. Trong hợp đồng sẽ có ghi rõ về quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của cả 2 bên.
Lưu ý về lưu trữ hồ sơ nhân sự
Với những doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 thì trong quá trình tuyển dụng, bộ phận nhân sự cần lưu trữ lại hồ sơ tuyển dụng và hồ sơ đào tạo để có thể trình ra trong các đợt đánh giá đặc biệt là đánh giá chứng nhận.
Việc lưu trữ hồ sơ tuyển dụng sẽ chứng minh doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự có chọn lọc để có thể lựa chọn ra những nhân sự phù hợp nhất. Việc lưu trữ hồ sơ đào tạo sẽ chứng minh doanh nghiệp có quan tâm tới việc đào tạo nguồn nhân lực.
Hi vọng rằng với những chia sẻ vừa rồi, quý đọc giả đã có thể hiểu thêm về quy trình tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn ISO. Để được tư vấn thêm về ISO cũng như nhân sự, quý đọc giả có thể liên hệ tới iRTC qua Hotline 0902 419 079 hoặc để lại tin nhắn theo Form bên dưới và iRTC sẽ liên hệ lại để tư vấn thêm.
