Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001 tại doanh nghiệp và cách khắc phục

Khi doanh nghiệp được cấp chứng nhận ISO 9001 có nghĩa là họ đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng một cách hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 trong việc cung cấp tới người tiêu dùng những sản phẩm và dịch vụ tốt nhất. Tuy nhiên, các doanh nghiệp Việt với quy mô nhỏ và công nghệ sản xuất đơn giản  lại gặp quá nhiều những khó khăn khi áp dụng ISO 9001 và từ đó trở nên thua thiệt với các doanh nghiệp nước ngoài. Vậy thì những khó khăn này là gì và làm sao để vượt qua nó?

Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001

Trải qua nhiều dự án tư vấn ISO 9001 đồng hành cùng các doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước, iRTC đã nhận ra rằng hầu hết các doanh nghiệp lần đầu triển khai áp dụng ISO 9001 đều gặp những khó khăn không ít thì nhiều. Những khó khăn khi áp dụng ISO 9001 này phần lớn tới từ tâm lý ngại thay đổi, vai trò lãnh đạo chưa thực sự hiệu quả, vấn đề văn hóa doanh nghiệp và khó khăn trong xây dựng hệ thống tài liệu.

khó khăn khi áp dụng ISO 9001
Không phải bất cứ doanh nghiệp Việt nào cũng được chứng nhận ISO 9001

Để tìm hiểu sâu hơn, hãy cùng tham khảo qua những khó khăn này.

Tâm lý ngại thay đổi

Khó khăn thường gặp phải nhất khi áp dụng ISO 9001 đó chính là tâm lý ngại thay đổi thói quen để tiếp nhận cái mới.  Khi thay đổi quá nhiều thứ để có thể tiếp nhận một tiêu chuẩn mới thì doanh nghiệp sẽ có tâm lý sợ mất đi những giá trị hiện đang có, tốn kém thời gian để có thể đổi mới.

Tâm lý ngại thay đổi này gây nên hiện tượng “chây ỳ” trong quá trình thay đổi của cá doanh nghiệp từ đó gây thêm nhiều những tốn kém về thời gian và công sức hoặc đơn giản là đang bằng lòng với những gì mình đang có.

Đặc biệt là với những doanh nghiệp nhà nước thì việc thay đổi sẽ cần liên quan đến nhiều bên, trải qua nhiều trình tự và thủ tục phức tạp thì dạng khó khăn này thật sự là vấn đề lớn.

Để giải quyết khó khăn khi áp dụng ISO 9001 này, doanh nghiệp cần một đội ngũ chuyên viên đã được đào tạo qua khóa học ISO 9001 chuyên nghiệp hoặc có sự hỗ trợ của một đơn vị tư vấn ISO 9001 chuyên nghiệp. Khi đã được đào tạo về nhận thức về ISO 9001 và được hỗ trợ bởi đội ngũ chuyên nghiệp, nhân sự của doanh nghiệp sẽ nhận ra tầm quan trọng và lợi ích của tiêu chuẩn này từ đó có thể vượt qua được vấn đề tâm lý ngại thay đổi.

Chưa đánh giá đúng vai trò của người lãnh đạo

Khi áp dụng ISO 9001, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ có dịp nhìn nhận lại công tác quản lý của mình cả với những việc tốt và chưa tốt.

Với những việc đã làm tốt, ban lãnh đạo cần phải tiếp tục thực hiện và phát huy bằng cách tiêu chuẩn hóa thông qua các quy trình, quy định, hướng dẫn công việc cụ thể để những cấp dưới có thể dễ dàng thực hiện theo.

Ngược lại thì với những việc làm chưa tốt thì giám đốc cần mạnh dạn nhìn vào điểm yếu của mình thì ban lãnh đạo cần họp bàn, xem xét và đánh giá lại để tìm ra giải pháp và hướng đi hiệu quả.

Các doanh nghiệp nước ngoài trước khi áp dụng ISO 9001 thì công tác quản lý của họ có nền tảng bài bản, các hoạt động và quy trình được sắp xếp hợp lý và khoa học. Chính vì vậy việc áp dụng ISO 9001 sẽ chỉ giúp họ quản lý tốt hơn.

Thông qua các cuộc đánh giá bên ngoài, các doanh nghiệp nước ngoài sẽ ngày càng hoàn thiện chứ không phải để giải quyết các vấn đề bất hợp lý trong quá trình hoạt động như với các doanh nghiệp Việt. Để giải quyết việc này, các doanh nghiệp Việt nên có một đội ngũ được đào tạo ISO bài bản hoặc nhờ tới đội ngũ tư vấn ISO chuyên nghiệp của trung tâm iRTC.

Khó khăn về văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là thứ tác động trực tiếp tới tinh thần làm việc , trách nhiệm và kỷ luật của từng thành viên trong doanh nghiệp. Phần lớn thì các doanh nghiệp Việt gặp phải tình trạng đó là luôn bận rộn từ ban lãnh đạo cho tới các bộ phận do đó khó có thời gian cho việc xem sét lại hệ thống và cải tiến quy trình và cách thức làm việc.

khó khăn khi áp dụng ISO 9001

Việc xem xét lại quá trình làm việc, hệ thống và cải tiến tại doanh nghiệp sẽ cần được diễn ra song song với những công việc hằng ngày. Để có thể làm được việc này, ta cần sắp xếp công việc hợp lý, có tinh thần và trách nhiệm trong việc cải tiến hoạt động quản lý và áp dụng ISO 9001.

Khó khăn trong xây dựng hệ thống tài liệu

Khó khăn trong xây dựng hệ thống tài liệu
Doanh nghiệp thường khó khăn trong xây dựng hệ thống tài liệu

Việc xây dựng thói quen thực hiện công việc một cách có kế hoạch, tuân thủ theo các yêu cầu là một trong những khó khăn khi áp dụng ISO 9001 thường xuyên mà doanh nghiệp gặp phải và ghi lại những gì đã làm là một việc tốn thời gian. Ngoài ra việc ghi lại những gì đang làm một cách có hệ thống sẽ vô cùng phức tạp đặc biệt với những doanh nghiệp Việt chưa từng triển khai ISO hoặc chưa từng tiếp cận với các tiêu chuẩn của ISO.

Chính vì thế, doanh nghiệp cần chú ý tới việc đào tạo chuyên viên ISO cho doanh nghiệp cũng như nên có sự hỗ trợ của các chuyên gia tư vấn ISO.

Không biết khi nào được chứng nhận

Với những doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập và thiếu kinh nghiệm trong quản lý nếu không có đội ngũ ISO hoặc sự hỗ trợ bởi các chuyên gia tư vấn ISO 9001 sẽ rất dễ rơi vào tình trạng không có kế hoạch và định hướng một cách rõ ràng.

Việc triển khai ISO 9001 không hiệu quả có thể vô tình khiến cho doanh nghiệp tạo thêm khó khăn cho mình, không thể biết được bao giờ sẽ được chứng nhận ISO 9001.

Giải pháp cho các doanh nghiệp áp dụng ISO 9001

Tại Việt Nam, không phải doanh nghiệp hay tổ chức nào cũng thành công và đạt đủ tiêu chuẩn để được chứng nhận ISO 9001. Việc áp dụng ISO 9001 và được chứng nhận còn tiềm ẩn nhiều khó khăn do doanh nghiệp vẫn còn nhiều những vấn đề trong quản lý, chưa thực sự nhận thức được về ISO 9001 và thiếu sót về chuyên môn.

dịch vụ tư vấn iso của iRTC là giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp
Dịch vụ tư vấn iso của iRTC là giải pháp hàng đầu cho doanh nghiệp

Dịch vụ tư vấn ISO 9001 của iRTC là giải pháp hàng đầu giúp các doanh nghiệp có thể triển khai ISO 9001 hiệu quả, nhanh chóng và nhanh nhận được chứng nhận ISO 9001. Với sự đồng hành của đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm từng hoàn thành nhiều dự án cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước, doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng về những khó khăn về nhận thức, vai trò lãnh đạo, hệ thống tài liệu cùng những vấn đề khác liên quan.

Ngoài ra, đội ngũ chuyên gia của iRTC sẽ còn có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đào tạo nên đội ngũ chuyên viên ISO chất lượng cao, nắm vững những công cụ quản lý chất lượng cần thiết giúp doanh nghiệp có thể tiếp tục áp dụng ISO và tự duy trì chứng chỉ ISO. Một đội ngũ được đào tạo về ISO 9001 bài bản sẽ giúp chủ doanh nghiệp tự tin hơn trong việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001.

Hi vọng rằng với những chia sẽ vừa rồi về những khó khăn khi áp dụng ISO 9001, quý doanh nghiệp cũng đã phần nào nhìn nhận ra được vấn đề trong chính doanh nghiệp của mình để từ đó đưa ra được những giải pháp và quy trình phù hợp nhất.để được tư vấn thêm về tư vấn áp dụng và chứng nhận ISO 9001 và các tiêu chuẩn khác, quý doanh nghiệp có thể liên hệ trực tiếp với iRTC qua hotline: 0902 419 079 hoặc để lại thông tin liên lạc qua form đăng kí cuối bài viết và đội ngũ của iRTC sẽ liên hệ lại để tư vấn.