PDCA là gì? Áp dụng PDCA trong quản lý chất lượng như thế nào?

PDCA trong quản lý chất lượng đang được ứng dụng đem lại nhiều thành công cho các doanh nghiệp đặc biệt là với các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001. Thống qua áp dụng PDCA trong quản lý chất lượng, doanh nghiệp có thể cải tiến liên tục và ngày càng tiếp cận với mục tiêu chất lượng của mình.

PDCA là gì?

PDCA thường được biết tới như chu trình cải tiến liên tục hay vòng tròn cải tiến liên tục.

PDCA là ig2
PDCA là viết tắt của Plan – Do – Check – Act và 4 công đoạn này được thực hiện một cách tuần tự, liên tục để đảm bảo việc cải tiến được liên tục.
Cụ thể 4 công đoạn:

Plan (hoạch định)

Nhận định các vấn đề, rủi ro và cơ hội đang đối mặt để từ đó đưa ra các giả thuyết, mục tiêu, phương án , kế hoạch để giải quyết vấn đề.

Trong các phương án được đề ra, lựa chọn ra những phương án phù hợp nhất để tiến hành thử nghiệm.

Do (Thực hiện)

Khi đã chọn được phương án phù hợp ở công đoạn trước để tiến hành thử nghiệm thì giờ đây ta sẽ tiến hành thử nghiệm ở một quy mô nhỏ nhất định (Pilot Project).

Khi thực hiện thử nghiệm, ta sẽ đánh giá được rằng phương án được thử nghiệm có cho ra kết quả như mong muốn hay không mà không ảnh hưởng và tốn quá nhiều tài nguyên của hệ thống do quy mô nhỏ.

Check (kiểm nghiệm)

Khi đã hoàn thành thử nghiệm, ta sẽ kiểm nghiệm kết quả thu được của thử nghiệm (Pilot Project) với những mục tiêu được đặt ra ở bước đầu để xác định rằng phương án này có hiệu quả hay không.

Nếu phương án thử nghiệm không hiệu quả, cần quay lại bước Plan và chọn phương án khác.

Nếu phương án thử nghiệm có hiệu quả, ta có thể chuyển qua công đoạn Act.

Nếu chưa hài lòng với kết quả, ta có thể tiến hành thử nghiệm các phương án (Pilot Project) khác và lặp lại nhiều lần công đoạn Do – Check cho đến khi tìm ra phương án thỏa đáng nhất.

Act (hành động)

Đây là khi triển khai , áp dụng phương án được chọn (Pilot) ở quy mô lớn (toàn tổ chức hay công ty). Tới đây, ta đã hoàn thành một vòng tròn của quy trình PDCA.
Là một quy trình cải tiến liên tục do đó PDCA không kết thúc ở Act mà sẽ còn được tiếp tục những quy trình vòng tròn tiếp theo liên tục.
PDCA thường được áp dụng trong quản lý chất lượng, cải tiến quá trình, cải thiện sản phẩm, tổ chức,…

Công dụng của PDCA trong doanh nghiệp

Với khả năng cải tiến liên tục, PDCA đang ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng và sau đây là một số công dụng chính của PDCA:

  • Đảm bảo các lỗi sẽ được khắc phục và sửa chữa để phù hợp với nhu cầu và tình hình thực tế của doanh nghiệp.
  • Kích thích phát triển các thay đổi đột phá, đảm bảo cải thiện chất lượng và hiệu suất liên tục ở nhiều mặt.
  • Giúp người quản lý cấp trung và các cấp cao hơn duy trì quyền kiểm soát lớn hơn với một dự án bằng nhiều cách khác nhau.
  • Giúp doanh nghiệp trở nên nhanh nhẹn, cải thiện khả năng phối hợp các quy trình để đẩy nhanh chu kỳ kinh doanh, tăng khả năng cạnh tranh của tổ chức.
  • Cho phép phân tích, đo lường, xác định các nguồn biến thể từ yêu cầu của khách hàng để có thể đưa ra hành động khắc phục hiệu quả. Có thể nói rằng quản lý chất lượng là công dụng chính của quy trình PDCA.
  • Có thể nói rằng quản lý chất lượng là công dụng chính của quy trình PDCA.

PDCA trong quản lý chất lượng

Ứng dụng phổ biến hàng đầu của PDCA chính là áp dụng vào hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và cụ thể thì quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng sẽ được gắn liền với điều khoản 4 – 10 của ISO 9001 như sơ đồ sau:

PDCA trong quản lý chất lượng

Plan – Thiết lập kế hoạch trong quản lý chất lượng

Trong giai đoạn Plan, doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch thường niên tối thiểu mỗi năm như với kế hoạch kinh doanh bao gồm: tầm nhìn/ nhiệm vụ, mục tiêu, tài chính, kế hoạch bảo dưỡng hạ tầng thiết bị, chính sách chất lượng/ tiêu chuẩn, các mốc sự kiện quan trọng của doanh nghiệp như giới thiệu sản phẩm – quá trình, thị trường.

ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trên trong 7 mục:

  • Duy trì hệ thống quản lý chất lượng QMS.
  • Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng.
  • Trách nhiệm lãnh đạo.
  • Quản lý nguồn lực.
  • Hoạch định việc tạo sản phẩm.
  • Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường.
  • Hành động phòng ngừa.

Việc lập kế hoạch thường niên giúp đảm bảo kế hoạch sẽ được cập nhật phù hợp với bối cảnh của doanh nghiệp tởi thời điểm triển khai.

Do – Thực hiện kế hoạch trong quản lý chất lượng

Giai đoạn Do sẽ được thực hiện một cách thường xuyên hơn, dữ liệu mà nó đem lại dùng để đo lường/ phân tích và có thể được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hằng năm.

Bước này được hiểu là việc doanh nghiệp sẽ thực hiện những thử nghiệm đã được lên kế hoạch trước đó.

Việc thực hiện kế hoạch có liên quan tới một phần thuộc điều khoản 7 và phần lớn là tập trung ở điều khoản 8, cụ thể:
Điều khoản 7.2: Năng lực
Điều khoản 8: Thực hiện

  • Hoạch định, thực hiện và kiểm soát việc thực hiện (8.1)
  • Yêu cầu về sản phẩm/dịch vụ (8.2)
  • Thiết kế, phát triển sản phẩm/dịch vụ (8.3)
  • Kiểm soát các quá trình, sản phẩm/dịch vụ do bên ngoài cung cấp (8.4)
  • Sản xuất và cung cấp sản phẩm/dịch vụ (8.5)
  • Thông qua sản phẩm/dịch vụ (8.6)

Check – kiểm tra, đánh giá trong quản lý chất lượng

Khi đã thu thập và tổng hợp dữ liệu từ những lần thực hiện ở giai đoạn Do, doanh nghiệp cần thường xuyên đánh giá và kiểm tra hoạt động của QMS một cách tổng thể.

Việc này được tiêu chuẩn ISO 9001 trình bày tới ở điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động với những nội dung như sau:

  • Thực hiện theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng và những dữ liệu thu thập được (9.1)
  • Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ (9.2)
  • Xem xét của lãnh đạo (9.3)

Act – Hành động cải tiến trong quản lý chất lượng

Căn cứ vào những khó khăn, vấn đề, kết quả và phân tích có được từ giai đoạn đánh giá thì doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa, khắc phục, cải tiến, thay đổi hoặc đổi mới sao cho phù hợp và đạt hiệu quả tốt nhất.

Các thông tin này cũng cần được lưu trữ lại để có thể phục vụ cho những hoạt động và dự án trong tương lai.

Cải tiến được mô tả qua các điều khoản sau trong tiêu chuẩn ISO 9001:

  • Sự không phù hợp cùng hành động khắc phục (10.2)
  • Cải tiến liên tục (10.3).

Vừa rồi là những chia sẻ về PDCA là gì và các bước triển khai PDCA trong quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Hi vọng rằng quý khách hàng đã có được câu trả lời về PDCA là gì cũng như việc áp dụng PDCA trong quản lý chất lượng.

Để được tư vấn thêm vhi tiết về dịch vụ tư vấn ISO 9001 và các dịch vụ tư vấn ISO theo tiêu chuẩn khác, quý khách hàng có thể liên hệ trực tiếp với iRTC qua Hotline 0902 419 079 hoặc để lại tư yêu cầu qua form đăng kí ngay cuối bài viết.