Quy trình quản lý sự thay đổi theo ISO phiên bản mới

Nhu cầu của khách hàng cũng như các điều kiện của thị trường luôn thay đổi không ngừng và để có thể thích nghi với những điều này, doanh nghiệp cần phải không ngừng thay đổi. Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 và ISO 31000, việc quản lý sự thay đổi cần phải tuân theo những yêu cầu nhất định. Hãy cùng tìm hiểu về quy trình quản lý sự thay đổi theo ISO 9001 và ISO 31000.

Yêu cầu về quản lý sự thay đổi theo ISO 9001

ISO 9001 đưa ra các yêu cầu cụ thể về quản lý sự thay đổi trong phần 6.3 của tiêu chuẩn. Dưới đây là vài tóm tắt về các yêu cầu quan trọng liên quan đến quản lý sự thay đổi theo ISO 9001:

  1. Xác định thay đổi (6.3.1): Tổ chức cần xác định các thay đổi cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng và mục tiêu của hệ thống quản lý chất lượng. Điều này bao gồm việc xác định nhu cầu thay đổi, lý do và phạm vi của chúng.
  2. Xác định tác động (6.3.2): Tổ chức cần đánh giá tác động của các thay đổi đối với quy trình hiện tại, hệ thống chất lượng và các yếu tố khác liên quan. Đánh giá này bao gồm xác định rủi ro và lợi ích dự kiến liên quan đến thay đổi.
  3. Kế hoạch thay đổi (6.3.3): Tổ chức phải xây dựng một kế hoạch chi tiết để triển khai các thay đổi. Kế hoạch này bao gồm các hoạt động cụ thể, phân công trách nhiệm, nguồn lực và lịch trình thực hiện.
  4. Truyền thông (6.3.4): Tổ chức cần thông báo cho các bên liên quan về các thay đổi và tác động của chúng. Điều này bao gồm thông báo cho nhân viên và bên ngoài tổ chức liên quan đến thay đổi và cung cấp thông tin cần thiết để đảm bảo sự hiểu biết và tham gia.
  5. Kiểm soát tài liệu (6.3.5): Khi có sự thay đổi trong tài liệu liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức cần xác định, theo dõi và điều chỉnh các tài liệu liên quan. Điều này đảm bảo rằng thông tin được cập nhật và sẵn có cho nhân viên và các bên liên quan.
  6. Đào tạo và nhận thức (6.3.6): Tổ chức cần đảm bảo rằng nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để thích nghi với các thay đổi. Điều này bao gồm cung cấp đào tạo, hướng dẫn và thông tin cần thiết để nâng cao nhận thức và hiểu biết của nhân viên.
  7. Giám sát và đánh giá (6.3.7): Tổ chức cần giám sát và đánh giá hiệu quả của các thay đổi đã triển khai. Điều này có thể bao gồm việc tiến hành kiểm tra, theo dõi kết quả hoạt động và thu thập thông tin phản hồi từ các bên liên quan.
  8. Cải thiện liên tục (6.3.8): ISO 9001 khuyến khích tổ chức thực hiện cải thiện liên tục trong việc quản lý sự thay đổi. Tổ chức nên xem xét kết quả và kinh nghiệm từ các thay đổi trước đó để cải thiện quá trình quản lý sự thay đổi trong tương lai.

Các yêu cầu này giúp đảm bảo rằng các thay đổi được quản lý một cách cẩn thận và hợp lý trong hệ thống quản lý chất lượng, đồng thời đảm bảo rằng các yêu cầu chất lượng và mục tiêu của tổ chức vẫn được duy trì và cải thiện liên tục. So với phiên bản ISO 9001: 2008  thì phiên bản ISO 9001: 2015 đã có những yêu cầu cụ thể hơn về quản lý sự thay đổi.

Tham khảo thêm: Các yêu cầu của ISO 9001

Quy trình quản lý sự thay đổi theo ISO 9001

Do không có sự yêu cầu cứng nhắc rằng quy trình quản lý sự thay đổi phải như thế nào do đó doanh nghiệp có thể tự xây dựng quy trình quản lý sự thay đổi sao cho phù hợp với vận hành hệ thống và tài liệu. Tuy nhiên, nếu đang tìm hiểu về quy trình quản lý sự thay đổi theo ISO 9001 thì bạn đọc có thể tham khảo quy trình mẫu thường được các doanh nghiệp áp dụng như sau:

  1. Xác định nhu cầu thay đổi: Đầu tiên, tổ chức phải xác định nhu cầu thay đổi, bao gồm lý do và phạm vi của thay đổi. Có thể có nhiều nguồn gốc thay đổi như yêu cầu khách hàng, phát triển công nghệ, phân tích dữ liệu, kiểm tra nội bộ, phản hồi từ nhân viên, v.v.
  2. Đánh giá tác động: Tiếp theo, tổ chức cần đánh giá tác động của thay đổi đối với các quy trình hiện tại, hệ thống chất lượng và các yếu tố khác liên quan. Điều này bao gồm xác định rủi ro, lợi ích dự kiến và các yếu tố tác động khác.
  3. Xác định phương án thay đổi: Dựa trên đánh giá tác động, tổ chức phải xác định phương án thay đổi cụ thể để đáp ứng nhu cầu. Phương án này bao gồm việc xác định các hoạt động cần thực hiện, tài nguyên cần thiết và lịch trình thực hiện.
  4. Xây dựng và triển khai kế hoạch thay đổi: Tổ chức cần xây dựng kế hoạch chi tiết để triển khai thay đổi, bao gồm các bước cụ thể, phân công trách nhiệm, nguồn lực và lịch trình. Kế hoạch này cần được thông báo cho các bên liên quan và thực hiện theo quy trình đã được quy định.
  5. Kiểm soát tài liệu và thông tin: Khi có thay đổi trong tài liệu và thông tin liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, tổ chức cần thực hiện kiểm soát tài liệu. Điều này bao gồm xác định, cập nhật và phân phối tài liệu mới, và thu hồi tài liệu cũ nếu cần.
  6. Đào tạo và nhận thức: Đảm bảo rằng nhân viên hiểu và thực hiện các thay đổi là một phần quan trọng của quy trình quản lý sự thay đổi. Tổ chức cần cung cấp đào tạo và thông tin liên quan, đảm bảo nhân viên có đủ kiến thức và kỹ năng để thích nghi với thay đổi.
  7. Giám sát và đánh giá: Tổ chức cần giám sát và đánh giá hiệu quả của các thay đổi đã triển khai. Điều này có thể bao gồm việc tiến hành kiểm tra, theo dõi kết quả hoạt động và thu thập thông tin phản hồi từ các bên liên quan.
  8. Cải thiện liên tục: Quy trình quản lý sự thay đổi cần liên tục được cải thiện. Tổ chức nên xem xét kết quả và kinh nghiệm từ các thay đổi trước đó để cải thiện quá trình quản lý sự thay đổi trong tương lai.

Quy trình quản lý sự thay đổi theo ISO 9001 giúp tổ chức đảm bảo rằng các thay đổi được tiếp cận một cách cẩn thận, có kế hoạch và triển khai một cách hiệu quả, đồng thời đảm bảo rằng các yêu cầu chất lượng và mục tiêu của tổ chức được duy trì và cải thiện liên tục.

Quản lý sự thao đổi theo ISO 31000

khi doanh nghiệp nhận diện rủi ro thông qua ISO 31000, quản trị sự thay đổi là một phần quan trọng trong việc quản lý rủi ro đó. Khi một doanh nghiệp đã nhận diện được các rủi ro, nhiệm vụ tiếp theo là tiến hành quản lý và ứng phó với những rủi ro này để giảm thiểu tác động tiêu cực và tăng cường cơ hội.

Quản trị sự thay đổi trong quy trình quản lý rủi ro theo iso 31000 thường bao gồm các bước sau:

  1. Xác định nhu cầu thay đổi: Xác định các thay đổi cần thiết để giảm thiểu rủi ro hoặc tránh rủi ro. Nhu cầu thay đổi có thể phát sinh từ việc đánh giá rủi ro, phản hồi từ bên ngoài, yêu cầu của khách hàng hoặc các yếu tố khác ảnh hưởng đến doanh nghiệp/ tổ chức.
  2. Phân tích và đánh giá tác động: Đánh giá tác động của các thay đổi đề xuất đối với quy trình, hoạt động,nhân sự, hệ thống tổ chức và các yếu tố khác. Điều này giúp đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện một cách cân nhắc, tránh tác động không mong muốn hoặc vượt tầm kiểm soát.
  3. Lập kế hoạch thay đổi: Xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc triển khai các thay đổi. Kế hoạch này bao gồm các bước cụ thể, lịch trình, nguồn lực, phân công trách nhiệm và các biện pháp để quản lý sự thay đổi.
  4. Triển khai thay đổi: Thực hiện các hoạt động trong kế hoạch thay đổi đã xác định, bao gồm việc thay đổi quy trình, cấu trúc tổ chức, chính sách, hệ thống công nghệ, v.v. Đảm bảo rằng các hoạt động triển khai được thực hiện đúng theo kế hoạch và theo quy trình quản lý rủi ro.
  5. Kiểm soát và theo dõi: Theo dõi hiệu quả của các thay đổi đã triển khai và đảm bảo rằng các rủi ro đã giảm thiểu hoặc cơ hội đã được tận dụng như kỳ vọng. Điều này bao gồm việc theo dõi các chỉ số hiệu suất, thu thập phản hồi từ các bên liên quan và thực hiện kiểm tra định kỳ.
  6. Đánh giá và cải thiện: tiến hành đánh giá hiệu quả của các thay đổi đã triển khai và thực hiện các cải tiến liên tục trong việc quản trị sự thay đổi và quản lý rủi ro.

Quản trị sự thay đổi trong quy trình quản lý rủi ro theo ISO 31000 giúp đảm bảo rằng những thay đổi được triển khai một cách có cân nhắc, đúng thời gian và hiệu quả, giúp giảm thiểu tác động tiêu cực của rủi ro hoặc thậm chí tránh được rủi ro.

Cập nhật hồ sơ – tài liệu ISO khi có sự thay đổi trong doanh nghiệp

Khi có sự thay đổi trong doanh nghiệp, chẳng hạn như thay đổi quy trình hoặc phạm vi hoạt động, tài liệu ISO cần được cập nhật để phản ánh các thay đổi này. Điều này đảm bảo rằng tài liệu ISO là thông tin chính xác và hiện đại, và nhân viên có thể sử dụng nó như một nguồn tham khảo đáng tin cậy trong quá trình làm việc hàng ngày.

Quá trình cập nhật hồ sơ – tài liệu ISO thường bao gồm các bước sau:

  • Xác định các yêu cầu thay đổi: Đánh giá và xác định các yêu cầu mới hoặc thay đổi đã xảy ra trong doanh nghiệp, bao gồm cả yêu cầu khách hàng, yêu cầu pháp lý, và các yêu cầu khác liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng.
  • Xem xét và điều chỉnh tài liệu hiện có: Kiểm tra các tài liệu ISO hiện có và xác định các phần cần được điều chỉnh để phản ánh các thay đổi. Điều này có thể bao gồm việc thay đổi chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu và bất kỳ tài liệu nào khác mà tài liệu ISO tham chiếu đến.
  • Cập nhật và phân phối tài liệu: Cập nhật tài liệu ISO với thông tin mới và đảm bảo tính nhất quán giữa các phiên bản tài liệu. Tài liệu cập nhật sau đó phải được phân phối cho nhân viên và các bên liên quan khác trong doanh nghiệp để đảm bảo mọi người đã cập nhật các thông tin mới nhất.
  • Đào tạo và nhận thức: Đảm bảo rằng nhân viên hiểu và thực hiện các thay đổi mới. Doanh nghiệp cần hướng dẫn hoặc đào tạo để đảm bảo rằng mọi người liên quan có kiến thức và kỹ năng để thích nghi với các thay đổi và đặc biệt là có thể thực hiện công việc theo đúng quy trình mới.

Quá trình cập nhật tài liệu ISO là một phần quan trọng trong việc duy trì và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp. Nó giúp đảm bảo rằng tài liệu ISO phản ánh thực tế hiện tại của doanh nghiệp và là một công cụ hữu ích để đạt được tuân thủ tiêu chuẩn ISO 9001. Khi có những thay đổi, doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật hệ thống tài liệu.

Tham khảo: Quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001

Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi đã giúp quý bạn đọc hiểu thêm về quy trình quản lý sự thay đổi tại doanh nghiệp và đặc biệt là với các doanh nghiệp đang áp dụng ISO 9001 lẫn ISO 31001. Để được tư vấn thêm về chi tiết khóa học ISO 9001 và ISO 31000 hoặc các chương trình tư vấn ISO cho doanh nghiệp, quý bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp với iRTC qua Hotline 0902 419 079. Đội ngũ tư vấn của iRTC luôn sẵn sàng để hỗ trợ quý khách hàng.