Việc quản lý kho luôn được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm tới do kho hàng là khối tài sản rất lớn của doanh nghiệp. Mặt khác, việc quản lý kho hiệu quả sẽ giúp đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Chính vì thế, ISO 9001 đã đưa ra những yêu cầu về quy trình quản lý kho theo ISO. iRTC xin được giới thiệu tới quý doanh nghiệp quy trình quản lý kho theo ISO 9001. Quy trình này sẽ giúp các doanh nghiệp có thể quản lý kho hiệu quả đặc biệt là với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001.
Nội dung bài viết
Giới thiệu về quy trình quản lý kho theo ISO
ISO 9001 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng được ban hành bởi tổ chức ISO. Tuy không đưa ra những quy trình và yêu cầu chi tiết về việc quản lý kho nhưng ISO 9001 đưa ra những tiêu chuẩn cần đạt khi quản lý kho cũng như yêu cầu doanh nghiệp cần phải có quy trình quản lý kho để nguyên vật liệu, bán thành phẩm, hàng hóa, thành phẩm, dụng cụ,… khi được lưu trữ trong kho sẽ đảm bảo giữ được chất lượng cũng như tạo thuận lợi cho việc kiểm và lấy hàng.
Các tiêu chuẩn và quy trình liên quan tới quản lý kho do ISO ban hành được xây dựng bởi những nhà quản lý kho có nhiều kinh nghiệm và chuyên môn hàng đầu thế giới do đó có sự nhất quán cao và vô cùng khoa học.
Vì sao cần quản lý kho theo Quy trình?
Việc quản lý kho không theo quy trình dễ dàng dẫn tới mất kiểm soát trong kho, thất thoát hàng hóa trong kho, mất an toàn cơ sở hạ tầng hay thậm chí dẫn tới mất an toàn lao động và nhiều hệ lụy khác. Chính vì thế, doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình quản lý kho hiệu quả.
Những lợi ích khi quản lý kho theo quy trình:
- Giúp kho hoạt động trơn tru, có hệ thống: Việc tiêu chuẩn hóa các công đoạn quản lý kho sẽ giúp các bộ phận trong kho biết rõ nhiệm vụ và công việc của mình , không quá tập trung vào những công đoạn khác. Điều này nâng cao hiệu quả làm việc của từng công đoạn trong kho.
- Giảm áp lực lên quản lý kho: khi các bộ phận đã có thể tự vận hành thì kho có thể vận hành trơn tru tự động thì người quản lý kho sẽ có thể thảnh thơi hơn và làm các công việc khác quan trọng hơn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với những doanh nghiệp quá nặng về quản lý kho hoặc các doanh nghiệp nhỏ có chủ doanh nghiệp kiêm quản lý kho.
- Thuận tiện hơn trong việc nắm bắt tình trạng kho và hàng hóa lưu trữ: Việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO sẽ giúp đưa ra những quy trình và tiêu chuẩn rõ ràng. Thông qua các tiêu chuẩn này, người quản lý kho có thể nắm bắt tình hàng hàng hóa tốt hơn cũng như đánh giá được hiệu quả làm việc của nhân viên kho.
- Tăng chuyên môn cho nhân viên: Khi áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO thì mọi việc sẽ được chuẩn hóa và nhân viên sẽ tập trung vào công việc thuộc bổn phận của mình do đó tính huyên môn sẽ cao hơn. Việc này cũng sẽ giúp tốc độ làm việc được rút ngắn lại cũng như nhân viên nhận thức rõ hơn về trách nhiệm của mình.
- Xử lý và loại bỏ sự cố hiệu quả hơn: khi triển khai xây dựng quy trình một cách bài bản và hiệu quả, người quản lý sẽ có thể lường trước để từ đó loại bỏ hoặc giảm thiểu những rủi ro và sự cố có thể gặp phải trong lúc vận hành kho. Ngoài ra thì khi tiếp cận bằng quy trình, việc phát hiện, xử lý sự cố sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn đáng kể.
- Giúp nâng cao lòng tin của khách hàng và đối tác: Việc triển khai xây dựng quy trình quản lý kho theo ISO không hề đơn giản, yêu cầu kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm rất lớn do đó nếu có thể áp dụng thành công sẽ giúp nâng cao sự tin tưởng của khách hàng và đối tác vào năng lực của doanh nghiệp.
- Giúp doanh nghiệp đạt chứng nhận ISO 9001: Việc áp dụng quy trình quản lý theo ISO 9001 là một bước không thể thiếu để giúp doanh nghiệp được chứng nhận ISO 9001.
- Hạn chế tồn kho và thất thoát hàng hóa lưu trữ.
Quy trình quản lý kho theo ISO
Quy trình quản lý kho theo ISO có rất nhiều bước, được chia làm 3 hình thức chính bao gồm quy trình quản lý mã hàng hóa, quy trình quản lý hoạt động nhập hàng, quy trình quản lý hoạt động xuất hàng.
Quy trình quản lý mã hàng
Mã hàng có thể được hiểu là tên độc nhất của từng sản phẩm hàng hóa hoặc lô hàng trong kho. Việc quản lý bằng mã hàng sẽ giúp việc vận hành quản lý kho trở nên chính xác và khả thi hơn đặc biệt là với những doanh nghiệp có số lượng nhập kho quá lớn.
Quy trình quản lý mã hàng gồm 3 giai đoạn:
- Tiếp nhận thông tin mới hoặc thay đổi thông tin: Trong lưu thông thì hàng hóa có thể cần phải thay đổi mã hàng, thêm mới hoặc phải loại bỏ. Người quản lý kho sẽ nhận yêu cầu từ cấp quản lý và nếu yêu cầu hợp lệ thì người quản lý kho mới tiến hành thực hiện.
- Kiểm tra và đối chiếu với mã hàng trong kho: Khi nhận yêu cầu, bộ phận kho sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu tình trạng thực tế của sản phẩm trong kho. Nếu bỏ qua bước này sẽ có thể dẫn tới tình trạng trùng lặp mã hàng, sai mã hàng,…
- Tiến hành cập nhật thông tin: Sau khi đã xác nhận yêu cầu, đối chiếu với sản phẩm trong kho thì việc tiếp theo cần làm đó là tiến hành cập nhật thông tin mã hàng lên hệ thống. Việc sửa đổi thông tin cũng phải lưu lại thời gian chỉnh sửa, văn bản yêu cầu sửa mã hàng và các văn bản khác có liên quan.
Quy trình quản lý hoạt động nhập hàng
Nhập kho chính là hoạt động đầu tiên của quy trình quản lý kho. Có 4 loại nhập kho chính là nhập kho nguyên vật liệu, nhập kho sản xuất, nhập kho thành phẩm và nhập kho hàng hóa.
Việc nhập kho gồm các hoạt động:
- Thông báo kế hoạch nhập kho: Kế hoạch nhập kho sẽ được lập bởi quản lý kho trước khi tiến hành nhập kho để có thể đưa ra hình thức nhập kho tối ưu nhất. Kế hoạch nhập kho cần được duyệt bởi ban giám đốc trước khi tiến hành. Một kế hoạch nhập kho rõ ràng sẽ giúp việc kiểm soát quá trình nhập kho được thuận lợi và kịp tiến độ.
- Kiểm tra đối chiếu hàng hóa: Theo quy trình quản lý kho theo ISO, sau khi nhận được kế hoạch nhập kho thì bộ phận kho cần kiểm tra và đối chiếu với hàng hóa trong kho để đảm bảo ngăn chặn nhập kho không cần thiết gây lãng phí. Sau khi hàng hóa tới kho, bộ phận kho sẽ tiến hành kết hợp cùng các bộ phận có liên quan để kiểm tra mọi thông tin về lô hàng cũng như tiêu chuẩn việc đáp ứng các tiêu chuẩn của lô hàng để có thể giải quyết các vấn đề phát sinh sản phẩm lỗi nếu có từ phía đơn vị cung cấp.
- Hoàn thành thủ tục nhập kho: Sau khi đã kiểm tra các lô hàng thì bộ phận kho sẽ tiến hành nhập kho, lập chứng từ nhập kho và nhập thông tin vào hệ thống.
Quy trình quản lý hoạt động xuất hàng
Xuất kho là hoạt động đưa hàng hóa, nguyên liệu, bán thành phẩm, vật tư ra khỏi kho. Việc xuất kho thường phục vụ các múc đích như để bán, chuyển tới nơi khác, phục vụ sản xuất.
Quy trình xuất kho bao gồm 4 bước:
- Tiếp nhận yêu cầu nhập kho: Khi nhận được yêu cầu xuất kho, nhân viên kho sẽ kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu rồi mới tiến hành xử lý tiếp.
- Kiểm tra tồn kho: Khi đã xác nhận yêu cầu xuất kho, nhân viên sẽ kiểm tra mã hàng được yêu cầu tại kho để biết số lượng và tình trạng của hàng xem có thể xuất kho được không.
- Lập phiếu xuất kho và hóa đơn: Trước khi xuất kho, bộ phận kho cần phải lập phiếu và hóa đơn. Phiếu xuất kho và hóa đơn là những thông tin quan trọng để công ty có thể rà soát được tình hình xuất kho cũng như là bằng chứng để khách hàng hoặc doanh nghiệp đối chiếu khi có vấn đề sảy ra.
- Cập nhật thông tin và xuất kho: Khi đã hoàn thành các thủ tục giấy tờ, nhân viên kho sẽ tiến hành cập nhật lên hệ thống và báo cáo với các bên liên quan để tiến hành xuất kho.
Điều kiện để có thể áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO
Có thể thấy rằng việc áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO tuy đem lại nhiều lợi ích nhưng cũng yêu cầu rất lớn về kỹ năng, kiến thức và trình độ của bộ phận quản lý kho cũng như các cấp quản lý và các bộ phận khác của doanh nghiệp.
Như đã nói, ISO không trực tiếp đưa ra quy trình quản lý kho. Điều này giúp doanh nghiệp có thể tự xây dựng quy trình phù hợp nhất với quy mô, bối cảnh và điều kiện của doanh nghiệp. Khóa học xây dựng quy trình của iRTC được thiết kế để cung cấp các kiến thức cần thiết giúp người học có thể xây dựng quy trình làm việc tại bộ phận của mình hoặc xa hơn là cho toàn doanh nghiệp. Khóa học sẽ rất cần thiết với các vị trí quản lý cấp trung, quản lý cấp cao tại doanh nghiệp.
Để có thể quản lý kho hiệu quả thì vị trí quản lý cần phải được đào tạo nghiệp vụ quản lý kho bài bản, nắm vững kiến thức về mã vạch, cách thức bố trí sắp xếp kho hàng, nắm vững quy trình nhập hàng – kiểm hàng – xuất hàng,…
Ngoài ra, để áp dụng quy trình quản lý kho theo ISO thì vị trí quản lý kho cần được đào tạo ISO 9001 một cách bài bản.
iRTC là đơn vị hàng đầu chuyên cung cấp khóa đào tạo quản lý kho chuyên nghiệp và khóa đào tạo ISO 9001. Khi tham gia khóa học, học viên sẽ được đào tạo bởi các chuyên gia đầu ngành có nhiều năm kinh nghiệm làm việc. Thông qua các đào tạo thực hành “cầm tay chỉ việc”, học viên sẽ có thể ứng dụng các kiến thức thực tế vào công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng. Ngoài ra, sau khóa học, các học viên còn được hỗ trợ tư vấn bởi các chuyên gia cũng như chia sẻ những tài liệu và biểu mẫu dùng trong quản lý kho.
Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về chủ đề quy trình quản lý kho theo ISO. Để được tư vấn thêm về quản lý kho, khóa học xây dựng quy trình, tư vấn ISO và các khóa đào tạo ISO thì quý bạn đọc vui lòng liên hệ trực tiếp với iRTC qua hotline 0902 419 079 hoặc để lại thông tin liên lạc và đội ngũ tư vấn của iRTC sẽ liên hệ lại ngay.
