Trong thị trường kinh tế tự do như hiện nay thì doanh nghiệp có rất nhiều sự lựa chọn về nhà cung cấp, đối tác hay nhà thầu phụ. Việc đánh giá nhà cung cấp một cách chính xác và đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất, đảm bảo đầu ra và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Để giúp những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 có tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong việc đánh giá nhà cung cấp, iRTC xin được chia sẻ về quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO.
Yêu cầu của ISO 9001 về đánh giá nhà cung cấp
Trong phiên bản ISO 9001 mới nhất là ISO 9001: 2015 thì yêu cầu về đánh giá nhà cung cấp nhận được rất nhiều sự chú ý và quan tâm. Theo ISO thì nguyên vật liệu có thể là vật chất, sản phẩm, phần mềm, vật liệu chế biến hay các dịch vụ do đó Nhà cung cấp (Supplier) có thể là nhà sản xuất, đơn vị chuyên phân phối, đơn vị bán lẻ hoặc nhà thầu phụ.
Quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO
Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu đơn vị áp dụng cần phải tiến hành đánh giá nhà cung cấp nhưng lại không đưa ra những quy trình đánh giá cụ thể. Việc không đưa ra quy trình đánh giá nhà cung cấp cụ thể có thể giúp đơn vị áp dụng linh động trong việc đưa ra quy trình riêng để phù hợp với điều kiện và ngành hàng của mình nhưng mặt trái là có thể gây bối rối cho đơn vị triển khai.
Để giúp doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 có thể tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho việc đánh giá nhà cung cấp thì iRTC xin được chia sẻ về quy trình 10 bước đánh giá nhà cung cấp theo ISO giúp doanh nghiệp có thể dựa vào và xây dựng quy trình riêng cho mình.
Bước 1. Xây dựng các tiêu chí đánh giá
Về bản chất thì việc đánh giá nhà cung cấp là kiểm tra nhà cung cấp có đáp ứng các tiêu chí của doanh nghiệp hay không sau đó là so sánh với các nhà cung cấp khác từ đó chọn ra đơn vị phù hợp nhất với doanh nghiệp. Do đó thì bước đầu tiên trong quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO đó là xây dựng các điều kiện, tiêu chí đánh giá.
Các tiêu chí đánh giá và điều kiện này sẽ phụ thuộc vào ngành hàng, điều kiện và và các yêu cầu của doanh nghiệp. Một số điều kiện phổ biến thường được áp dụng là chất lượng hàng hóa nguyên vật liệu, thời gian giao hàng, giá cả, trách nhiệm xã hội, xử lý môi trường, đạo đức, điều kiện thanh toán, năng lực cung cấp, quy chuẩn đóng gói, hình thức bảo quản, các yêu cầu đặc biệt, tính bền vững của nhà cung cấp, các tiêu chuẩn đã đạt, …
Bước 2. Tìm và danh sách các nhà cung cấp tiềm năng
Với sự nở rộ của Internet thì giờ đây việc tìm kiếm nhà cung cấp trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Doanh nghiệp có thể tìm nhà cung cấp thông qua Internet, quảng cáo, thư chào hàng, hồ sơ chứng từ cũ của doanh nghiệp,…
Bước 3. Yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực
Khi đã tìm được nhà cung cấp, doanh nghiệp cần liên hệ để yêu cầu báo giá và hồ sơ năng lực. Ngoài ra thì doanh nghiệp cũng có thể tìm hiểu và hỏi thêm về những yêu cầu đặc biệt khác. Những thông tin này sẽ được dùng trong phần lớn quá trình đánh giá nhà cung cấp.
Bước 4. Đánh giá nhà cung cấp
Dựa vào những thông tin đã thu thấp, doanh nghiệp cần đánh giá xem nhà cung cấp có thể đáp ứng các tiêu chí đã được đặt ra hay chưa cũng như loại bỏ những nhà cung cấp chưa đạt yêu cầu.
Bước 5. Báo cáo đánh giá
Sau khi có được danh sách những nhà cung cấp thì bộ phận đánh giá sẽ cần sắp xếp các thông tin và và chuyển hóa các dữ liệu thành các thông tin có ích và dễ truyền tải hơn. Việc lập báo cáo đánh giá cũng giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể thuận lợi chọn ra được nhà cung cấp tốt nhất.
Bước 6. Đàm phán và ký kết hợp đồng
Khi đã chọn ra được nhà cung cấp phù hợp nhất, doanh nghiệp sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng.
Việc đàm phán có mục tiêu chính đó là thiết lập các tiêu chí giữa 2 bên, chi phí và những điều kiện khác trước khi bắt tay vào ký kết hợp đồng.
Bước 7. Đặt hàng
Đơn hàng cần rõ các yêu cầu:
- Mặt hàng cần mua
- Giá hàng hóa
- Số lượng cho từng mặt hàng cần mua
- Các tiêu chuẩn về kỹ thuật của hàng hóa
- Ngày giao hàng
- Địa điểm giao hàng
- Các yếu tố khác có liên quan
Bước 8. Kiểm soát và giám sát nhà cung cấp
Doanh nghiệp cần theo dõi và giám sát việc tuân thủ những điều lệ của nhà cung cấp cũng như kịp thời đưa ra những hành động khắc phục khi có vấn đề sảy ra.
Theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 thì doanh nghiệp cần phải lựa chọn cấp độ kiểm soát nhà cung cấp tùy theo mức độ tác động tiềm ẩn của quá trình sản phẩm hoặc dịch vụ mà nhà cung cấp đó cung cấp.
Bước 9. Tái đánh giá
Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 thì việc tái đánh giá nhà cung cấp cần được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần, tùy vào mức độ kiểm soát nhà cung cấp mà doanh nghiệp chọn cho nhà cung cấp đó.
Cần làm gì để có thể đánh giá nhà cung cấp theo ISO hiệu quả
Với những doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 thì việc đánh giá hà cung cấp là vô cùng cần thiết theo quy định của ISO 9001: 2015. Để việc đánh giá được diễn ra thuận lợi và đem lại hiệu quả thì doanh nghiệp cần:
- Lập kế hoạch rõ ràng.
- Chuẩn bị và quản lý hồ sơ tài liệu cẩn thận.
- Đánh giá nhà cung cấp một cách chính xác và khách quan.
- Quản trị các mối quan hệ của doanh nghiệp thật tốt.
- Có những nhân sự phù hợp.
Để việc đánh giá được hiệu quả và đáp ứng quy định của ISO 9001 thì những người tham gia đánh giá cần được đào tạo về nhận thức ISO 9001. Qua quá trình đào tạo ISO 9001, người học sẽ hiểu rõ về ISO 9001, các quy định và những yêu cầu để có thể xây dựng quy trình đánh giá nhà cung cấp, triển khai đánh giá nhà cung cấp và quản lý – kiểm soát nhà cung cấp hiệu quả.
Những bộ phận nào cần tham gia đánh giá nhà cung cấp
Việc đánh giá nhà cung cấp sẽ do bộ phận mua hàng tổ chức và chủ trì. Tham gia vào đó là những bộ phận có liên quan khác như bộ phận sản xuất, quản lý kho, bộ phận KCS, bộ phận QC, bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác có liên quan.
Để quá trình đánh giá thành công thì ngoài năng lực của từng bộ phận thì sự liên kết giữa và điều phối giữa các bộ phận cũng vô cùng quan trọng. Theo xu hướng trong tương lai thì các doanh nghiệp sẽ xây dựng quy trình làm việc để có thể đảm bảo việc vận hành và liên kết các bộ phận được hiệu quả.
Với những chia sẻ vừa rồi về quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001 của iRTC, hi vọng rằng quý doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình đánh giá nhà cung cấp theo ISO 9001 cho cho doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Để được tư vấn thêm chi tiết về ISO 9001 ,các chương trình đào tạo ISO và các chương trình đào tạo liên quan khác thì quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ trực tiếp với iRTC qua Hotline 0902 419 079 hoặc để lại lời nhắn qua Form đăng kí cuối bài viết và đội ngũ của iRTC sẽ liên hệ lại để tư vấn chi tiết.
