Kế hoạch kiểm soát chất lượng: Chìa khóa thành công của các doanh nghiệp

Hiện nay với thị trường hàng hóa sản phẩm đa dạng và cực kì phong phú, thì yếu tố chất lượng sản phẩm dịch vụ luôn được đặt lên hàng đầu. Khi một sản phẩm dịch vụ được đưa ra thị trường nếu không đáp ứng được nhu cầu/ kỳ vọng của khách hàng thì những sản phẩm dịch vụ này sẽ bị đánh giá là kém chất lượng và gây thiệt hại to lớn đến doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc kiểm soát chất lượng sản phẩm/ dịch vụ ngày nay luôn là vấn đề được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm, có thể nói kế hoạch kiểm soát chất lượng đóng vai trò rất quan trọng trong việc kiểm soát chất lượng tại doanh nghiệp, góp phần tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả sản xuất.

Bài viết sau sẽ giúp bạn đọc hiểu thêm về Kế hoạch kiểm soát chất lượng là gì? Vì sao doanh nghiệp cần có kế hoạch kiểm soát chất lượng cũng như cách để có thể xây dựng kế hoạch kiểm soát chất lượng hoàn chỉnh.

Kế hoạch kiểm soát chất lượng là gì?

Kế hoạch kiểm soát chất lượng

Kế hoạch kiểm soát chất lượng (Quality Control Plan – QCP) là những tài liệu được hoạch định từ trước khi sản xuất, cung cấp các thông tin mô tả các hoạt động, quy trình và tiêu chuẩn để kiểm soát và đảm bảo chất lượng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Tài liệu này là một phần vô cùng quan trọng của quá trình quản lý chất lượng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.

Kế hoạch kiểm soát chất lượng được thực hiện nhằm đảm bảo sản phẩm/ dịch vụ tạo ra có thế đáp ứng nhu cầu và làm hài lòng khách hàng (Kế hoạch kiểm soát chất lượng không thể thay thế hoàn toàn hướng dẫn vận hành chi tiết). Ở góc độ giám sát và quản lý, kế hoạch kiểm soát chất lượng sẽ giúp người kiểm tra/ quản lý thiết lập các quy trình tiêu chuẩn rõ ràng, từ đó có thể đánh giá được chất lượng sản phẩm/ dịch vụ có đáp ứng các yêu cầu như đã đề ra hay không. Ở cấp cơ sở, kế hoạch kiểm soát chất lượng thường xuất hiện dưới dạng phiếu kiểm tra hoặc danh sách. Tại nhiều doanh nghiệp, Kế hoạch kiểm soát chất lượng cũng có những hướng dẫn hoạt động thực hiện nếu phát hiện sự không phù hợp.

Bên cạnh đó lập kế hoạch kiểm soát giúp cho doanh nghiệp duy trì hoạt động kiểm soát chất lượng không bị gián đoạn ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự trong bộ phận chất lượng . Tuy nhiên để đảm bảo nguồn thông tin luôn chính xác và đầy đủ thì cần có sự cập nhật liên tục và thường xuyên với các tài liệu này.

Kế hoạch chất lượng giúp chất lượng được duy trì, là kết quả của quá trình triển khai các chính sách chất lượng (được liên kết với chiến lược của doanh nghiệp) và kết hợp với các quy định pháp luật cụ thể, tiêu chuẩn ngành, chính sách và thủ tục của tổ chức, hướng dẫn nội bộ và thông lệ tốt cần thiết, từ đó đáp ứng được yêu cầu của khách hàng đối với sản phẩm dịch vụ.

Tham khảo khóa học QA/QC.

Các yếu tố cần có ở một kế hoạch kiểm soát chất lượng

Một kế hoạch kiểm soát chất lượng tại doanh nghiệp thường bao gồm các phần chính sau:

  • Mục tiêu và tiêu chuẩn chất lượng: Khi xây dựng quy trình kiểm soát cần xác định được mục tiêu chất lượng cần đạt được và quy định các tiêu chuẩn cụ thể để đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
  • Các quy trình kiểm soát chất lượng: Xác đinh được phương thức mang lại hiệu quả tốt nhất, từ đó tiến hành mô tả chi tiết các quy trình, phương pháp và các bước kiểm tra để đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã được đặt ra. Bao gồm việc xác định các hoạt động, thời gian kiểm tra, phép đo và các quy trình liên quan khác. Bên cạnh đó thiết lập quy trình sản xuất phù hợp và có tính nhất quán đem lại hiệu quả cao về chất lượng sản phẩm dịch vụ.
  • Trách nhiệm và vai trò: Để quá trình kiểm soát chất lượng diễn ra hiệu quả, cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên và từng vị trí trong dự án. Bao gồm ban quản lý, kỹ sư, nhân viên kiểm tra và các bộ phận khác có liên quan .
  • Phương tiện và tài liệu kiểm soát chất lượng: Cần liệt kê các công cụ, thiết bị và tài liệu cần thiết để thực hiện việc kiểm soát chất lượng. Điều này có thể bao gồm máy móc, công cụ đo lường, mẫu kiểm tra, tài liệu quy trình và bất kỳ tài liệu nào khác cần thiết để thực hiện kiểm soát chất lượng.
  • Xử lý khi có vi phạm chất lượng: Cần xác định rõ các quy trình xử lý khi vi phạm chất lượng xảy ra, bao gồm các hoạt động ghi nhận, phân loại, báo cáo, và xử lý các vi phạm chất lượng theo quy trình đã quy định.
  • Đánh giá và cải tiến: Đề xuất các hoạt động đánh giá chất lượng để đảm bảo hiệu quả và hiệu suất của quy trình kiểm soát chất lượng. Kế hoạch cũng có thể bao gồm các hoạt động cải tiến chất lượng để nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ theo thời gian.

Các bước xây dựng quy trình kiểm soát chất lượng

Để xây dựng một kế hoạch kiểm soát chất lượng hiệu quả tại doanh nghiệp, ta có thể tuân theo các bước sau đây:

  • Định rõ mục tiêu: Doanh nghiệp cần xác định được mục tiêu và các tiêu chuẩn sản phẩm mà mình muốn đạt được. Bao gồm các tiêu chuẩn về chất lượng sản phẩm, các quy định về chất lượng trong ngành hàng, yêu cầu về chất lượng sản phẩm của khách hàng.
  • Xác định quy trình kiểm soát chất lượng: Sau khi đã xác định được mục tiêu thì cần tiến hành đánh giá và xác định được quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm. Nhằm đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra. Điều này có thể bao gồm việc thiết kế, mua nguyên liệu, sản xuất, kiểm tra và đảm bảo chất lượng cuối cùng.
  • Xác định trách nhiệm và vai trò: Trong quá trình lập kế hoạch, cần xác định trách nhiệm và vai trò của từng cá nhân và bộ phận trong tổ chức đối với việc kiểm soát chất lượng. Điều này giúp đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ nhiệm vụ của mình và có trách nhiệm thực hiện các hoạt động kiểm soát chất lượng.
  • Thiết kế quy trình kiểm soát chất lượng: Sau khi xác định được quy trình kiểm soát, cần tiến hành mô tả một cách chi tiết các bước trong quy trình để thực hiện kiểm soát chất lượng trong từng giai đoạn của quy trình sản xuất hoặc quy trình cung cấp dịch vụ. Bao gồm các hoạt động xác định các bước kiểm tra, phương pháp đo lường, tiêu chuẩn chấp nhận và các biện pháp kiểm soát chất lượng khác. Việc thiết lập quy trình cần đúng định hướng của quy trình kiểm soát đề ra, có tính hệ thống và sự tham gia của các thành viên trong bộ phận, đảm bảo quá trình cải tiến liên tục.
  • Xác định tài nguyên cần thiết: Cần tiến hành kiểm tra và đảm bảo rằng có đầy đủ tài nguyên như nhân lực, thiết bị, công cụ và phương pháp để thực hiện hiệu quả kiểm soát chất lượng. Điều này có thể bao gồm đào tạo nhân viên, đầu tư vào công nghệ và thiết bị kiểm tra chất lượng, và xác định các nguồn cung cấp đáng tin cậy cho nguyên liệu và thành phần.
  • Thiết lập hệ thống theo dõi và đánh giá: Xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá hiệu quả, bộ phận giám sát và quản lý chịu trách nhiệm giám sát quy trình kiểm soát chất lượng, đảm bảo sản phẩm dịch vụ được thực hiện đúng theo quy trình và tiêu chuẩn đề ra . Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi hoạt động trong quy trình kiểm soát chất lượng, giúp phát hiện sớm các vấn đề phát sinh và triển khai các biện pháp cải tiến.
  • Xây dựng kế hoạch cải tiến: Xác định các hoạt động cải tiến để nâng cao hiệu quả và hiệu suất của quy trình kiểm soát chất lượng. Dựa trên kết quả thu thập được từ quả trình kiểm soát chất lượng, ta có thể tiến hành phân tích dữ liệu và đề xuất các biện pháp cải tiến để loại bỏ các nguyên nhân gây ra lỗi và tăng cường quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.
  • Đảm bảo tuân thủ và liên tục cải tiến: Đảm bảo rằng kế hoạch kiểm soát chất lượng được thực hiện và tuân thủ theo đúng quy trình. Đồng thời, theo dõi và đánh giá hiệu quả của kế hoạch và liên tục cải tiến để đáp ứng yêu cầu chất lượng ngày càng cao và thay đổi không ngừng của khách hàng.

Tham khảo ngay Kỹ năng lập kế hoạch.

Trong sản xuất thì quá trình kiểm soát và đảm bảo chất lượng luôn được đặt lên hàng đầu, giữ vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng cạnh tranh gay gắt. Một trong những cách tốt nhất và mang lại hiêu quả duy trì vị thế doanh nghiệp, đem đến sự hài lòng cho khách hàng đó là có một quy trình kiểm soát chất lượng sản phẩm phẩm hiệu quả và phù hợp với tổ chức. Khóa học Quản lý chất lượng được tổ chức bởi trung tâm đào tạo IRTC được xây dựng và đào tạo bởi đội ngũ chuyên gia có đã có nhiều năm kinh nghiệm, từng công tác nhiều năm tại vị trí giám đốc chất lượng tại doanh nghiệp. Khóa học được thiết kế không chỉ hướng tới việc cung cấp cho học viên đầy đủ các kiến thức thực tế mà còn chia sẻ đến quý học viên những kỹ năng và kinh nghiệm thực tế, từ đó giúp học viên có thể áp dụng một cách linh hoạt và nhanh chóng vào công việc, mang lại hiệu quả cao cho cá nhân và doanh nghiệp.

Hy vọng với những thông tin từ bài viết trên, chúng tôi có thể gửi đến quý đọc giả thêm những chia sẽ bổ ích về kế hoạch kiểm soát chất lượng là gì, tầm quan trọng trong kiểm soát và đảm bảo chất lượng cũng như nắm được quy trình để xây dựng kế hoạch kiểm soát chất lượng phù hợp với doanh nghiệp của mình. Để tìm hiểu rõ hơn về các khóa học phù hợp cho doanh nghiệp, quý bạn đọc có thể liên hệ trực tiếp với IRTC, để được tư vấn chi tiết về quản lý chất lượng cũng như các tiêu chuẩn quốc tế, quý đọc giả vui lòng liên hệ trực tiếp Hotline 0902 419 079.